Van stroop naar smoothie

Van stroop naar smoothie
In bijna elke ambtelijke organisatie speelt het. De stroperigheid die er in meer of mindere mate altijd is. Projecten worden vaak met veel energie opgepakt, maar diezelfde energie gaat vaak om talloze redenen verloren. Soms omdat men wordt ingehaald door te tijd, door wisseling van bestuur, doordat het geld op is of doordat iedereen er telkens wat van moet vinden. Dit zijn maar enkele redenen. Het zijn patronen die in een ambtelijke organisatie spelen en doorbroken kunnen worden. Maar hoe? Welke ingrediënten zijn dan nodig? Kortom, hoe kom je van stroop naar smootie?

Een goede smoothie vormt een gezonde basis. Als het gaat om snellere en gedragen besluitvorming dan horen daar de volgende basis ingrediënten in thuis.
– Prioriteren
– Samensturing
– Ontschotten / innovatiebudgetten

Prioriteren
Als het gevoel leeft dat alles tegelijk gedaan moet worden, gaat focus verloren en eigenaarschap ook. Ook wordt het moeilijker om zaken op elkaar afgestemd te krijgen. Vaak wordt de tijd wordt niet genomen om elkaar bij te praten en dat lijkt simpelweg ook niet te doen. Door meer/beter te prioriteren, denk je automatisch beter na wie waarbij nodig is en wordt het makkelijker om de communicatielijnen daaromheen te organiseren (zowel horizontaal als verticaal, intern als extern). Het gaat dan niet om ‘nee’ kunnen zeggen tegen management of bestuur, maar om de juiste volgorde der dingen en het creëren van de juiste randvoorwaarden die nodig zijn om met focus tot resultaten te komen. Kortom, anders ‘ja’ zeggen. 

Samensturing
Samensturing gaat over gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een collectief doel. Waar het vaak misloopt is gebrek aan helderheid over de gestelde kaders en het bijbehorend mandaat. Mensen worden enthousiast als ze mogen meedenken en beslissen. Als vervolgens te horen krijgen dat de helft of meer van wat ze inbrengen niet mogelijk is, is dat funest voor het eigenaarschap!
Er zijn verschillende manieren om dat anders te organiseren. Wat werkt, kan per organisatie verschillen. Dat hangt onder andere van de bedrijfscultuur af en hoe de organisatie is ingericht. Sommige overheden kiezen ervoor hun functiehuis op de schop te gooien en te gaan werken vanuit rollen. Anderen kiezen meer voor Agile werken (met de daarbij veel gebruikte Scrum-methodiek). Waarvoor ook gekozen wordt, de mindset van samensturing is: ‘gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een collectief doel met bijbehorend mandaat’. Hoe dat vervolgens in te richten is een kwestie keuzes maken (en soms een beetje lef:-).

Ontschotten (innovatiebudgetten)
Stel jezelf de vraag: is vooraf begroten zinvol? Het antwoord daarop is vaak ‘ja’. Bestuurders willen begrijpelijkerwijs kunnen uitleggen waarom en hoeveel geld ergens voor nodig is. Talloze plannen worden er daarom geschreven en de bijbehorende financiën binnen de organisatie ‘geoormerkt’. Dit maakt het financieel systeem echter ook inflexibel. Flexibiliteit is echter nodig in een snel veranderend wereld waarin je moet kunnen inspelen op wat zich in het hier en nu aandiend. Meer dan eens worden projecten nu onnodig half uitgevoerd, simpelweg omdat het budget op is/niet toereikend blijkt (en dat terwijl het elders juist overblijft). Dat kan anders. 
Ontschotten van financiën is geen doel op zich. Het is pas nuttig als dat gepaard gaat met het stellen van prioriteiten en de mindset die hoort bij samensturing. Het ontschotten is dan ‘slechts’ een logisch gevolg. Daarom wordt steeds vaker gekozen voor meer flexibel inzetbare innovatiebudgetten waarbinnen samensturing mogelijk wordt gemaakt. Kortom: met anders denken en doen blijft de energie hoog en kun je sneller verschil maken!