Over de grens

Hoe zorg je dat maatschappelijk partijen over de grenzen van hun eigen organisatie samenwerken? M.a.w. hoe organiseer je succesvolle allianties, samenwerkingsverbanden, en ketensamenwerking.  

Het probleem
Eilandjes komen overal voor, niet alleen binnen een organisatie. Ook werken maatschappelijke organisaties vaak langs elkaar heen, terwijl ze vaak wel dezelfde maatschappelijke doelen of focus hebben. Hoe zorg je dat ze elkaar versterken, elkaar vinden en beter nog, niet beconcurreren? Ook binnen maatschappelijk domein, kunnen tegengestelde belangen immers een rol spelen. Dit is kostbaar en inefficiënt. Iets dat we weten, maar ook vaak vergeten! Dus voordat we naar de oplossing gaan eerst de redenen waarom eilandjes zo inefficiënt zijn.

1. Gebrek aan samenwerking en synergie

• Dubbel werk: Teams of organisaties werken aan vergelijkbare taken of doelen zonder dit te coördineren, wat leidt tot verspilling van tijd en middelen.
• Gemiste kansen voor innovatie: Door samenwerking kunnen nieuwe ideeën en innovatieve oplossingen ontstaan. Een eilandjescultuur beperkt deze kruisbestuiving.

2. Verlies van schaalvoordelen

• Inefficiënt gebruik van middelen: Samenwerking kan leiden tot kostenbesparingen en efficiënt gebruik van middelen. Op eilandjes werken zorgt voor fragmentatie.
• Versnippering van expertise: Kennis en vaardigheden blijven opgesloten binnen specifieke groepen, in plaats van gedeeld te worden voor het grotere geheel.

3. Communicatieproblemen

• Informatiebarrières: Teams of organisaties communiceren weinig of niet, wat leidt tot misverstanden, vertragingen en fouten.
• Gebrek aan gedeelde doelen: Zonder open communicatie begrijpen medewerkers vaak niet hoe hun werk bijdraagt aan het grotere doel.

4. Verminderde betrokkenheid en vertrouwen

• Wij-zij-denken: Eilandjescultuur creëert een gevoel van competitie of wantrouwen tussen teams in plaats van samenwerking.
• Isolatie: Medewerkers of teams voelen zich geïsoleerd en minder betrokken bij de bredere organisatie of missie.

5. Ineffectieve besluitvorming

• Fragmentatie van visie en strategie: Besluitvorming wordt beperkt tot individuele teams of afdelingen, zonder rekening te houden met het grotere plaatje.
• Langzamere besluitvorming: Gebrek aan afstemming kan leiden tot vertragingen, omdat conflicten of onduidelijkheden eerst moeten worden opgelost.

6. Verspilling van energie en middelen

• Concurrerende prioriteiten: Verschillende eilandjes kunnen elkaar tegenwerken, waardoor middelen inefficiënt worden ingezet.
• Fragmentatie van inspanningen: Wanneer organisaties met vergelijkbare doelen langs elkaar heen werken, missen ze de kans om gezamenlijk meer impact te maken.

7. Negatieve impact op de missie of visie

• Suboptimalisatie: Organisaties, afdelingen of teams werken aan hun eigen doelen, wat ten koste kan gaan van het gezamenlijke belang.
• Verlies van geloofwaardigheid: Externe partijen (zoals financiers of belanghebbenden) kunnen de organisatie als onsamenhangend of inefficiënt zien, wat vertrouwen schaadt.

Oplossing
Nu we dit scherp hebben, ligt de oplossing voor de hand. Samengevat zijn de volgende onderdelen nodig:

• Delen van een gezamenlijke visie: Zorg dat alle teams, afdelingen of organisaties een helder, gedeeld doel hebben.
• Stimuleren van samenwerking: Gebruik gezamenlijke projecten, workshops of overleg om silo’s te doorbreken.
• Communicatie verbeteren: Creëer kanalen en structuren voor open informatie-uitwisseling.
• Leiderschap en voorbeeldgedrag: Leiders moeten het belang van samenwerking actief uitdragen en stimuleren.

De volgende ingrediënten kunnen daarbij helpen

• Zorg voor een gemeenschappelijk (werk)budget
• Feliciteer onafhankelijke procesbegeleiding
• Organiseer de samenwerking (volgens de principes van Samensturing).

Het vraagt vaak anders denken en doen. Patronen doorbreken is echter niet eenvoudig. Met deze tips hebben we je hopelijk wat op weg geholpen!

Hulp nodig?
We helpen natuurlijk graag. Dat kan door advies zijn of door het begeleiden van een (verander)opgave. Je kunt altijd contact met ons opnemen voor een vrijblijvende kennismaking.